Agile Transformation

Eine agile Transformation ist die schrittweise Umwandlung bestehender Prozesse und kultureller Gewohnheiten einer Abteilung oder eines ganzen Unternehmens. Ausgangspunkt ist oft der Wunsch, besser auf die komplexen Herausforderungen der Digitalisierung reagieren zu können, sowie schnellere und flexiblere Prozesse zu etablieren.

Echte Agilität ist ohne eine Neujustierung traditioneller Vorstellungen von Führung und Zusammenarbeit nicht zu erreichen. Eine grundsätzliche Veränderungsbereitschaft und die Begleitung durch einen erfahrenen Coach, haben Einfluss auf den Erfolg einer agilen Transformation.

Am Anfang eines Transformationsprozesses stehen oft Fragen nach der zeitlichen und inhaltlichen Dimension im Mittelpunkt. Diese Transition-Roadmap zeigt Ihnen beispielhaft einzelne Meilensteine und typische Entwicklungsschritte.

Agile Transition Roadmap

Planungsphase

Die Ausgangssituation im Unternehmen wird besprochen. Dabei werden individuelle Ziele und Erwartungen transparent dargestellt, sowie grundsätzliche Fragen und Bedenken geklärt. Weiterhin werden organisatorische Abläufe und Zuständigkeiten festgelegt. Am Ende wird eine gemeinsame Zielvision für die Transition formuliert.

Anfang

Initialisierungsphase

In initialen Trainings werden die agilen Prinzipien und Arbeitsweisen vermittelt. Diese Workshops dienen dazu, erste praktische Erfahrungen zu sammeln und sich mit den neuen Vorgehensweisen und Paradigmen vertraut zu machen. Danach werden interdisziplinäre Teams gegründet und die ersten Sprints in Begleitung erfahrener Agile Coaches gestartet. In dieser Phase finden auch Einzel- und Teamcoachings statt.

1. Monat

Stormingphase

Die ersten Sprints enden und frühe Produktinkremente entstehen. In dieser Phase herrscht eine erhöhte Unsicherheit, die zu einem regen Wechsel zwischen alten und neuen Rollenmustern und Prozessabläufen führt. Das ist vollkommen normal und wird in regelmäßig stattfindenen Retrospektiven aufgearbeitet. Durch kontinuierliches und zeitnahes Feedback der Stakeholder, bleiben die Teams nah am Kunden, wodurch Planungsfehler minimiert werden und das Commitment steigt.

1. - 5. Monat

Transformationsphase

Die meisten Mitarbeiter sind im neuen Prozess angekommen und mit den agilen Abläufen und Werten vertraut. Die Sprints verlaufen deutlich routinierter und die Teamperformance nimmt messbar zu. Immer mehr Führungskräften fällt es jetzt leichter, Kontrolle an die Teams abzugeben. Durch die Abnahme operativer Aufgaben, erhalten sie wieder mehr Zeit für die strategische Arbeit im Unternehmens.

6. - 9. Monat

Reflektionsphase

Agile Arbeitsmethoden sind in die DNA des Unternehmens eingegangen. Die Teams arbeiten routiniert und eigenverantwortlich. Qualität, Performance und Innovation nehmen messbar zu. Im Rahmen einer gemeinsamen Retrospektive wird das Erreichte gewürdigt und die Zielvision erneuert. Agilität kennt keinen definierten Endzustand. Permanente Wandlungsfähigkeit ist ein Merkmal erfolgreicher agiler Organisationen.

9. - 12. Monat

(Keine Transition gleicht der anderen! Denn jede Firma ist verschieden, hat spezifische Abläufe, kulturelle Eigenheiten und gewachsene Strukturen. Das alles nimmt Einfluss auf Dauer und Ablauf des Prozesses.)

Sicherheit und Lernerfahrungen ermöglichen

Eine Transformation von klassisch-hierarchischen zu agil-kollaborativen Prinzipien verlangt von Mitarbeitern und Führungskräften eine gewisse Veränderungsleistung und viel GeduldEs ist daher nicht ungewöhnlich, dass gerade am Anfang Widerstände und Beharrungstendenzen auftreten können.

Ein Transitionprozess braucht daher ausreichend Zeit, um die notwendige Veränderungsenergie zur Entfaltung zu bringen, sowie einen vertrauensvollen Rahmen, in dem Fehler erlaubt und Lernerfahrungen möglich sind.

6 neuralgische Punkte einer agilen Transformation

1. Projekte konsolidieren

Wer schnell hochwertige Ergebnisse erreichen möchte, muss sich fokussieren. Daher gilt es erst einmal alle Projekte zu konsolidieren und nach ihrem Business Value neu zu priorisieren. Wer gleichzeitig in mehr als einem Projekt steckt, verliert leicht den Überblick. Kommen dann noch ständig wechselnde Anforderungen dazu, ist es mit der effizienten Arbeitsweise schnell vorbei.

2. Interdisziplinäre Teams bilden

Agile Teams unterscheiden sich von gewöhnlichen Arbeitsgruppen u.a. durch ihre eigenverantwortliche und selbstorganisierte Arbeitsweise. Jeder Mitarbeiter trägt Verantwortung für die Ergebnisse des gesamten Teams. Erfolgreiche agile Teams sind außerdem interdisziplinär zusammengesetzt, damit sie ihre Aufgaben ohne externe Abhängigkeiten erfolgreich erledigen können.

3. Vom Kunden her denken

Je weiter ein Mitarbeiter vom Kunden entfernt arbeitet, umso eher kann der Bezug zum Kundenbedürfnis verloren gehen. Eine Folge davon ist, dass interne Referenzen – also die Beschäftigung mit Aufgaben, die keinen echten unternehmerischen Mehrwert bieten – einen immer größeren Anteil an der Arbeit ausmachen. Um das zu verhindern, muss sich ein Unternehmen so organisieren, dass der Kundennutzen immer wieder in den Fokus aller Überlegungen steht. Das heißt, dass eine Organisation sich von der Mitte zum Außen (dem Kunden/Markt) ausrichtet. Prozesse und Praktiken sollen dem Kundennutzen dienen und dürfen kein reiner Selbstzweck sein.

4. Transparenz herstellen

Um bestmögliche Ergebnisse erzielen zu können, müssen die Aufgaben transparent und alle relevanten Informationen jederzeit frei verfügbar sein. Kein Mitarbeiter soll sich mit seiner Arbeit verstecken und keine Führungskraft aus machtpolitischem Interesse Informationen einbehalten können. Die Umsetzung dieses Punktes fällt vielen Menschen am Anfang schwer, ist aber unverzichtbar für eine hochperformante, agile Arbeitsweise.

5. Geeignete Geschwindigkeit finden

Eine agile Transition ist kein Hauruck-Projekt. Je größer und älter ein Unternehmen ist, umso wichtiger ist es, die Veränderungen mit Augenmaß zu vollziehen. Eine Organisation kann sonst leicht überfordert und damit handlungsunfähig werden. Je nach Reifegrad der Organisation, lohnt sich mit einem Pilotprojekt anzufangen und auf Basis der gewonnenen Erfahrung schrittweise weitere Teams und Abteilungen mit den neuen Paradigmen vertraut zu machen. Wichtig ist ausreichend Reflektionsschleifen zu ermöglichen und neue Erkenntnisse für das weitere Vorgehen zu berücksichtigen.

6. Rückschritte erkennen

Die Beharrungstendenzen von Menschen können bisweilen sehr ausgeprägt sein. Umso wichtiger ist es das passende Tempo zu finden und mögliche Rückschritte zeitnah zu erkennen. Wenn nach einer Phase des Aufbruchs und des Ausprobierens plötzlich wieder alte Denk- und Handlungsmuster Überhand gewinnen, ist das zwar nicht ungewöhnlich, sollte aber nicht unbeachtet bleiben. Dafür hilft eine regelmäßige Reflektion in Form von Retrosektiven. 

»Wirkliche Agilität braucht mehr als nur die Ankündigung ihrer selbst – vor allem die radikale Bereitschaft von Menschen mit Führungsverantwortung selbst agil zu werden.«
A. Seitz

Externe Prozessbegleitung

Die Einführung agiler Prinzipien lohnt sich für viele Firmen. Gerade in Branchen mit hoher Volatilität und wenig Planungssicherheit, bieten agile Methoden große Vorteile. Ob Ihr Unternehmen davon profitieren kann, finden wir in einem unverbindlichen Vorabgespräch heraus.

Als externe Prozessbegleiter stehen wir Ihnen in der Planungs- und Umsetzungsphase zur Seite. Mit unserer Arbeit schaffen wir Orientierungspunkte für Ihre Mitarbeiter, sorgen für positive Lernerfahrungen und schnelle Ergebnisse.