Projektgremien in der Kritik: Wie Lenkungskreise den Projekterfolg gefährden
- Funktion und Theorie des Lenkungskreises
- Die Realität im Projektalltag
- Typische Problemfelder von Projektsteuerungsgremien
- Welche Alternativen funktionieren besser?
Funktion und Theorie des Lenkungskreises
In komplexeren Vorhaben wird der Lenkungskreis oft als übergeordnetes Steuerungsgremium etabliert. Er besteht üblicherweise aus Führungskräften der involvierten Abteilungen, internen Auftraggebern sowie der Projektleitung. Die zentrale Aufgabe liegt darin, strategische Entscheidungen zu treffen, Ressourcen freizugeben und die Projektziele auf Unternehmensebene abzusichern. In Leitfäden wie PRINCE2 oder PMBOK ist diese Form der Governance fest verankert.[1]
Die Realität im Projektalltag
In der Praxis weicht die Wirkung von Lenkungskreisen jedoch häufig erheblich von der intendierten Steuerungsfunktion ab. Entscheidungsprozesse werden verzögert, Sitzungen verlaufen unstrukturiert und politische Interessenkonflikte treten offen zutage. Die notwendige Agilität eines Projekts wird so regelmäßig untergraben. Insbesondere bei digitalen oder innovationsgetriebenen Projekten zeigt sich, dass ein hoher Abstimmungsaufwand mit einem niedrigen operativen Nutzen einhergeht.
Typische Problemfelder von Projektsteuerungsgremien
- Entscheidungsstau: Strategische Weichenstellungen werden durch lange Abstimmungsschleifen und inhaltlich unvorbereitete Diskussionen blockiert.
- Fehlende operative Nähe: Die Mitglieder des Lenkungskreises haben oft keinen echten Bezug zum Tagesgeschäft und treffen Entscheidungen auf Basis unzureichender Informationen.
- Übersteuerung der Projektleitung: Mikromanagement und Eingriffe in Details untergraben die Autorität der Projektleitung und stören die Verantwortlichkeitsstruktur.
- Politische Konflikte: Divergierende Bereichsinteressen und Machtspiele verhindern sachorientierte Entscheidungen.
- Geringer Wertbeitrag: Der Nutzen steht häufig in keinem Verhältnis zu den personellen und zeitlichen Ressourcen, die ein solches Gremium bindet.
Welche Alternativen funktionieren besser?
Statt klassischer Lenkungskreise bewähren sich in der Praxis zunehmend schlankere und agilere Steuerungsmechanismen. Crossfunktionale Steuerungsgruppen mit Entscheidungskompetenz auf operativer Ebene, produktorientierte Governance-Modelle sowie regelmäßige Review-Formate entlang agiler Frameworks (z.B. LeSS) zeigen deutlich höhere Erfolgsquoten.[2]
Die Frage, ob sich ein Unternehmen den Luxus eines Lenkungskreises leisten kann, sollte stets mit der kritischen Prüfung des tatsächlichen Wertbeitrags einhergehen. In vielen Fällen ist weniger Steuerung die bessere Steuerung, die zu mehr Agilität führt.
Quellen: