Warum weniger parallele Projekte die Performance verbessern
- Das Problem der Matrixorganisationen
- Wissenschaftliche Erkenntnisse zur Effizienz
- Wie weniger Projekte zu höherem Durchsatz führen
- Drei konkrete Maßnahmen für besseres Multiprojektmanagement
- Fazit: Der Mut zur Begrenzung zahlt sich aus
Das Problem der Matrixorganisationen
In modernen Unternehmen sind Projektarbeit und Linienverantwortung oft parallel organisiert. Diese Matrixorganisation führt dazu, dass Mitarbeitende in mehreren Projekten gleichzeitig eingebunden sind. Die vermeintliche Effizienz durch Mehrfachverplanung entpuppt sich schnell als Trugschluss. Die Realität: Überlastung, Terminverzug, Qualitätseinbußen und Demotivation.
Wissenschaftliche Erkenntnisse zur Effizienz
Bereits in den 1990er Jahren warnte Gerry Weinberg davor, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu verfolgen. Seine Forschung zum Context Switching belegen: Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit und Energie. Ergänzt wird diese Sicht durch die Warteschlangentheorie, die besagt: Je höher die Auslastung eines Systems, desto exponentiell länger ist die Bearbeitungsdauer.
Wie weniger Projekte zu höherem Durchsatz führen
Eine einfache Formel zeigt, wie der Systemdurchsatz vom Work-in-Progress (WiP) und der durchschnittlichen Durchlaufzeit abhängt:
∂ System-Durchsatz = WiP / ∂ Durchlaufzeit
Beispiel 1:
WiP = 30 Tasks
∂ Durchlaufzeit = 34 Wochen
∂ Durchsatz = 30 / 34 = 0,89 Tasks/Woche
Beispiel 2:
WiP = 10 Tasks
∂ Durchlaufzeit = 6 Wochen
∂ Durchsatz = 10 / 6 = 1,7 Tasks/Woche
Fazit: Weniger parallele Aufgaben steigern die Geschwindigkeit signifikant.
Drei konkrete Maßnahmen für bessere Projekte
- WiP-Limits setzen: Legen Sie eine Obergrenze für aktive Projekte fest. Dies reduziert Kontextwechsel und verkürzt die Durchlaufzeit.
- Klare Priorisierung: Verwenden Sie strukturierte Entscheidungsverfahren wie „Weighted Shortest Job First“ oder die Eisenhower-Matrix, um Projekte nach Relevanz zu sortieren.
- Verantwortung übernehmen: Führungskräfte müssen die Auswirkungen ihrer Entscheidungen verstehen.
Fazit: Der Mut zur Limitierung zahlt sich aus
Multiprojektmanagement ist kein Fehler an sich. Doch ohne Begrenzung der Parallelität und eine konsequente Priorisierung bleiben Potenziale ungenutzt. Organisationen, die gezielt Projekte limitieren, arbeiten schneller, liefern bessere Ergebnisse und entlasten ihre Teams. Besonders leistungsfähig sind Teams, die in nur einem Kontext agieren. Zudem eröffnet die Fokussierung Freiräume für Automatisierung und echte Wertschöpfung – vorausgesetzt, man hat den Mut, Zeit dafür zu schaffen.