Remote Guide für die agile Teamarbeit

Tipps, Tools und Empfehlungen für Remote Teams

Rahmenbedingungen für agile Teamarbeit

Auch Remote gilt, dass die Voraussetzungen für agile Zusammenarbeit gegeben sein müssen. Starre Prozesse und umfassende Regelwerke mögen in einigen Kontexten notwendig sein, behindern oftmals echte agile Teamarbeit. Daher solltet Ihr auch für die Arbeit in verteilten Teams zuerst prüfen, welche Regeln und Anweisungen durch sinnvolle und handlungsleitende Prinzipien ersetzt werden können. Kleine Unternehmen machen das direkt mit den Betroffenen zusammen, größere Unternehmen holen sich regelmäßig Feedback zu Zwischenständen ein und informieren die Mitarbeitenden transparent.

Die Zusammenarbeit in verteilten, agilen Teams unterscheidet sich in einigen Aspekten von der Arbeit in kolokalisierten Umgebungen. Virtuelle Teamarbeit bedeutet weit mehr als sich regelmäßig online zu treffen und tägliche Statusmeldungen abzugeben. Erfolgreiche verteilte Teamarbeit fordert von allen Teammitgliedern ein hohes Maß an Vertrauen, Kommunikationsfreude, Zielorientierung und Verbindlichkeit.

Erfahrene agile Teams sind beim Thema Remote-Work häufig im Vorteil, da sie in aller Regel einen höheren Grad an Selbstorganisation und Eigenverantwortung gewohnt sind. Für neue Teams bietet die verteilte Teamarbeit im virtuellen Raum aber auch viele Chancen, da sie eventuell bestehende Abläufe und Muster nicht umlernen müssen und sich gleich auf die Etablierung effektiver Prozesse konzentrieren können. Ein externer Agile Coach kann Euch auch via Remote unterstützen, Eure virtuelle Zusammenarbeit zu verbessern.

Technische Voraussetzungen für Remote-Teamwork

Minimale technische Anforderungen

Die minimalen Hardwareanforderungen sind geringer als häufig angenommen. Selbst mit einer einfachen Megabit-Anbindung können bereits Emails, einfache Cloud-Dienste, Chats, VoiceOverIP und niedrig aufgelöste Videostreams genutzt werden. Jedes aktuelle Smartphone ermöglicht den Zugang zu zahreichen Online-Kollaborationstools.

Tipps: Wer über keine ausreichend schnelle DSL-Verbindung verfügt, kann einen mobilen LTE-Router nutzen (Angebote gibt es von Vodafone, Telekom und O²). Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden eine steueroptimierte monatliche Internetpauschale iHv 50,- € zahlen. Besitzer eines aktuellen Android-Smartphones (ab Android 10) können den Desktopmodus aktivieren, der ein Smartphone in Verbindung mit einem externen Monitor und einer Funktastatur in einen mobilen Computer verwandelt.

Optimale technische Anforderungen

Die optimale Ausstattung für einen Arbeitsplatz im Homeoffice besteht aus einem aktuellen Computer, schneller Internetverbindung, (HD-)Webcam, Kopfhörer / Lautsprecher, Mikrofon und ergonomischen Büromöbeln. Unser mobiles Setup für Reisen findest Du hier: Mobiles Setup für Workations.

Neben der individuellen Arbeitsplatzgestaltung, sind verteilte Teams auf gute Tools angewiesen, die ihre Zusammenarbeit über das Internet nahtlos unterstützen. Weiter unten auf dieser Seite findest Du eine umfangreiche Liste mit vielen nützlichen Tools für die virtuelle Teamarbeit. Ihr solltet Euch aus Sicherheitsgründen möglichst immer nur über eine gesicherte VPN-Verbindung mit Eurem Firmennetzwerk verbinden.

Tipp: Nach § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sollen Arbeitgeber die Remote-Arbeitsplätze ihrer Mitarbeitenden mit allen Mitteln ausstatten, die zur Durchführung ihrer Remote Arbeit benötigt werden. Arbeitnehmer können ihren Homeoffice-Arbeitsplatz zudem anteilig von der Einkommenssteuer absetzen.

Umgang mit technischen Problemen

Um im Fall des Falles schnell Kontakt zu den entsprechenden Ansprechpartner*innen zu bekommen, solltet Ihr eine zentrale Übersicht pflegen, wo alle Kontaktdaten der technischen Ansprechpartner aufgeführt sind. In großen Unternehmen werden solche Prozesse auch über ein internes Ticketsystem gelöst.

Da das alles aber kein Garant für eine schnelle technische Hilfe im Problemfall ist, solltet Ihr zusätzlich, wenn möglich, immer eine interne FAQ-Datenbank pflegen, in der typische Problemstellungen und deren Lösungswege leicht verständlich dokumentiert werden.

Bei technischen Problemen solltet Ihr immer zuerst auf der Teamebene prüfen, ob Wissen für die Lösung eines Problems vorhanden ist. Oft erhaltet Ihr dadurch die schnellste Hilfe.

Umgang mit privaten Geräten / Zugängen

Die Nutzung von privaten Geräten ist in vielen Unternehmen streng geregelt und oft sogar ausgeschlossen. Wenn ein Team plötzlich und ohne viel Vorbereitungszeit remote zusammenarbeiten muss, ohne über die dafür benötigte Hardwareausstattung zu verfügen, können solche Regeln schlimmstenfalls einen Lockdown des Unternehmens bedeuten. Um das zu vermeiden, sind pragmatische Lösungen und ein generelles Umdenken bei der Sicherheitsarchitektur notwendig.

Viele Mitarbeiter*innen klagen über enorme Einschränkungen ihrer Arbeitsfähigkeit durch hohe Sicherheitsbeschränkungen. Wenn z. B. moderne Cloud-Anwendungen untersagt sind, gleichzeitig aber flächendeckend veraltete Betriebssysteme mit alten Browserversionen genutzt werden, ist das weder sicherheitstechnisch noch objektiv vermittelbar. Moderne Cloud-Anwendungen, mit Servern in Deutschland, erfüllen bereits höchste Sicherheitsstandards – auch im Homeoffice. Für die IT-Administration ist es deutlich einfacher, zentrale Sicherheitseinstellungen über Cloud-basierte Dienste vorzunehmen, als hunderte Endgeräte (oft noch manuell) mit Updates und neuen Sicherheitsroutinen zu versorgen.

Eine große Herausforderung für Remote Work ist die Einhaltung von Compliancevorgaben. Dieser Leitfaden hilft beim Einhalten der DSGVO-Regeln.

IT-Sicherheit im Homeoffice

1. Vorsicht bei Phishingmails: Anhänge in E-Mails grundsätzlich nicht vertrauen. Im Zweifelsfall (z. B. unbekannter Absender / Rechtschreibfehler in der Mail) den Anhang ignorieren und die E-Mail sofort löschen. Bekannte Absender darüber informieren.
2. Den privaten Rechner auch im Homeoffice bei Nichtverwendung sperren / schützen. Sicherheitsrelevante Telefonate in privater Atmosphäre und ohne Zuhörer führen.
3. Festplatten verschlüsseln, um im Fall eines Diebstahls Fremden keinen Zugriff auf die lokalen Daten zu ermöglichen.
4. Wann immer möglich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen.
5. Sichere Passwörter benutzen, um einen allzu leichten Zugang zum Rechner oder Online-Diensten unmöglich zu erschweren (Passwort-Manager).
6. Zugriff auf das lokale Firmennetzwerk möglichst immer nur über eine abgesicherte VPN-Verbindung aus einem gesicherten W-LAN herstellen.
7. Das private W-LAN immer verschlüsseln. Einwahl über offene W-LAN-Netze möglichst vermeiden (Informationen können mitgelesen werden).
8. Auch auf privaten Geräten aktuelle Anti-Virensoftware verwenden und das Betriebssystem immer mit den neusten Updates versorgen.

Virtuelle Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams unterscheidet sich in einigen Punkten von den Abläufen in kolokalisierten Umgebungen. Ein Störfaktor, der immer wieder auftreten kann, sind technische Probleme. Schon ein schlecht ausgerichtetes Mikrofon kann für minutenlange Unterbrechungen sorgen, was sich mit der Zeit sehr frustrierend anfühlen wird. Legt Euch eine FAQ an, in der Ihr die typischen technischen Probleme inkl. erprobter Lösungsansätze sammelt.

In Remote arbeitenden Scrum Teams tragen unter anderem die Scrum Master, neben der weiterhin hohen Eigenverantwortung aller Teammitglieder, dafür Sorge, dass ein gemeinsames Verständnis von den verwendeten Tools, vereinbarten Zeiten und der genutzten technischen Infrastruktur existiert. Aber auch ohne Scrum Master gilt: Virtuelle Zusammenarbeit bleibt Teamarbeit!

Virtuelle Meetings profitieren zudem von einer guten Moderation. Das hat weniger mit den Menschen und mehr mit den Limitierungen des Mediums zu tun. Mimik und Gestik sind schwer zu erfassen. Direkte Ansprachen können in virtuellen Meetings für Struktur sorgen.

Tipp: Wenn Ihr noch nie remote zusammengearbeitet habt, führt am Anfang einen gemeinsamen Termin durch, in dem Ihr Eure Tools und deren Bedienung testet. Das kann viele nervige Unterbrechungen in Folge vermeiden. Richtet Eure Geschwindigkeit am Anfang nach den Teammitgliedern, die das größte Wissensdefizit im Umgang mit der virtuellen Infrastruktur haben. Erst wenn alle ausreichend vertraut mit den virtuellen Begebenheiten sind, werdet Ihr das volle Potenzial Eures Teams nutzen können.

Wenn in der Vergangenheit einzelne Teammitglieder vom Homeoffice aus gearbeitet haben, habt Ihr bereits Erfahrung im Umgang mit Remote Work, auf die Ihr jetzt aufbauen könnt. Andernfalls solltet Ihr Euch initial darauf verständigen, welche Routinen Ihr als Team wirklich benötigt, damit Eure virtuelle Zusammenarbeit funktioniert.

Scrum-Teams können auf ein erprobtes Set an Ereignissen (Planning, Daily, Review, Retrospektive, Refinement) zugreifen, die auch virtuell durchgeführt werden können. Dem Daily Standup kommt bei der virtuellen Zusammenarbeit eine herausgehobene Bedeutung zu, da das die Gelegenheit ist, um sich einmal am Tag im gesamten Team fokussiert und konzentriert abzustimmen.

Auch im Homeoffice solltet Ihr aufmerksam miteinander umgehen und kleine gemeinsame Routinen etablieren. Das kann einmal pro Woche ein gemeinsames Frühstück sein, ein gemeinsames Feierabendbier oder eine Runde Soccer in der Mittagspause – nur eben remote, via Videostream. Wichtig ist einfach, dass auch ein Austausch jenseits der fachlichen Themen stattfindet und Zeit für private Gespräche bleibt. (Sich gelegentlich auch in Real zu treffen, ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt für erfolgreiches Teamwork.)

Tipp: Bitte übernehmt nicht blindlings jede Routine aus der analogen in die virtuelle Welt. Nutzt die Chance, Vertrautes zu hinterfragen und nur das fortzuführen, was Euch als Team hilft und die gemeinsame Wertschöpfung wirklich weiter bringt.

Kommunikation in verteilten Teams

Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche agile Teamarbeit. Das gilt umso mehr für Teams, die remote zusammenarbeiten. Es ist absolut nicht ausreichend, Aufgaben abzustimmen, einmal am Tag zu sprechen und ansonsten wie eine Gruppe von Einzelkämpfern zu agieren. Remote Work stellt Teams und ihre Kommunikation insbesondere am Anfang vor hohe Herausforderungen, die regelmäßig gemeinsam reflektiert und bearbeitet werden sollten.

Visuelle Kommunikation

Wir Menschen sind visuelle Wesen, die immer auch über unsere Körpersprache miteinander kommunizieren. Denn man kann nicht nicht kommunizieren (Watzlawick). Es gibt viele Möglichkeiten, um sich über die Distanz miteinander auszutauschen. Aber nichts unterstützt das gesprochene oder geschriebene Wort so stark wie ein Bild des Gegenübers. Mitglieder von Remote-Teams sollten sich regelmäßig per Video austauschen. Auf diese Weise wirkt Ihr auch dem Effekt der Entsolidarisierung entgegen, der bei ausschließlich verteilt arbeitenden Teams beobachtet werden kann.

Mit Backlogs arbeiten

Ein gut strukturiertes, leicht zugängliches und aktuelles Backlog ist die wichtigste Informationszentrale für agile Teams. Alle Teammitglieder müssen sehen und verstehen können, woran gerade gearbeitet wird und wozu diese Tätigkeiten nützlich sind. Ein guter erster Einstiegsknoten für die Arbeit mit einem Backlog bietet Kanban. Weiter unten auf dieser Seite findest Du nützliche Hinweise zur Arbeit mit Kanban.

In Scrum bilden durchdachte, verständlich formulierte und diskutierbare Backlogeinträge die Grundlage für ein gutes Backlog und damit für eine zielgerichtete Zusammenarbeit. Jeder Backlogeintrag ist eine Aufforderung zum Dialog! Es ist sinnvoll, den Zustand Eures Backlogs und dessen Anforderungen in gemeinsamen Refinements immer wieder zu reflektieren. Scrum Master sind aufgerufen, ihren Product Ownern als kritische, aber auch hilfreiche Partner zur Seite zu stehen.

Transparenz und Offenheit

Agile Teamarbeit lebt von einer hohen Transparenz zwischen allen Beteiligten. Offene Austauschformate wie tägliche Standup-Meetings, regelmäßige Retrospektiven oder gemeinsame Open Spaces (die auch im virtuellen Raum möglich sind), unterstützen Eure Teams dabei.

Mangelndes Vertrauen, überzogene Erwartungen, Angst vor Fehlern, dominantes Verhalten und unklare Zuständigkeiten wirken sich auch im virtuellen Raum negativ auf die Zusammenarbeit aus.

Fokussierte Zusammenarbeit

In verteilten Teams zusammenzuarbeiten, bedeutet nicht allein zu arbeiten oder den Fokus auf das Liefern wertvoller Ergebnisse zu verlieren. Swarming kann online eine wichtige Praktik sein, um die Effizienz eines Teams zu erhalten und schnell zu guten Ergebnissen zu kommen. Dafür braucht es die Bereitschaft aller Teammitglieder zur Kollaboration. Product Owner unterstützen diesen Prozess durch gute Backlogeinträge, die eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit provozieren. Scrum Master und Agile Coaches nutzen Retrospektiven dazu, die Zusammenarbeit im Team zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern.

Sinnvolle Tools nutzen

Funktionierende und verlässliche Kommunikationstools sind unerlässlich für die erfolgreiche Zusammenarbeit von verteilten Teams. Manche Lösungen enthalten bereits Erweiterungen für Online-Abstimmungen, Visualisierungen und Gesprächsnotizen. Weiter unten auf dieser Seite findest Du eine umfangreiche Übersicht zu guten Remote-Tools. Doch bevor Ihr Euch vorschnell auf ein bestimmtes Toolset festlegt oder blindlings den Empfehlungen anderer Unternehmen folgt, solltet Ihr den Nutzen und die Praxistauglichkeit jedes Tools selbst testen. Die meisten Anbieter bieten eine kostenfreie Testphase an. (Ihr solltet Euch bei jedem zusätzlichen Tool genau überlegen, ob die Vorteile und der Nutzen den zusätzlichen Aufwand und die Einrichtung / Pflege / Kosten / Lernen des neuen Tools rechtfertigt.)

Remote Führung

Die Führung verteilter Teams erfordert von Dir weiterhin Vertrauen, Kommunikation, Einfühlungsvermögen, Respekt, Offenheit, Erreichbarkeit, Wertschätzung und alles das, was in kolokalisierten Umgebungen eine erfolgreiche Führungskraft auszeichnet.

Die gesammelten Erfahrungswerte sind nicht vollständig. Führung ist ein viel zu komplexes Thema, das sich nicht besonders gut über Königswege vermittelt lässt. Deswegen findest Du unter jedem einzelnen Punkt zahlreiche Fragen, die Dich zum Nachdenken und zur Reflexion anregen sollen.

Empathie und Einfühlungsvermögen

Einfühlungsvermögen und Empathie helfen Dir dabei zu verstehen, wie sich bestimmte Ereignisse auf die Mitarbeiter*innen und das Unternehmen auswirken wird. Ein gutes Verständnis und ein feines Gespür für eine Situation, den sich daraus ableitenden Bedürfnissen und Gefühlen der Menschen, sind sehr wertvoll.

Empathischen Führungskräften fällt es leichter zu verstehen, wie sich bestimmte Entscheidungen auf die Moral und Leistung der Mitarbeiter*innen auswirken. Diese Fähigkeit hilft ihnen dabei, ihr Bestes tun, um die Mitarbeiter*innen proaktiv zu informieren, sie über die jeweils neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und ihr Vertrauen zu stärken.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Wie gut kann ich mich in die Gefühlswelt anderer Menschen hineinversetzen?
• Welche Ereignisse / Reaktionen lösen bei mir Unsicherheit oder negative Stimmungen aus?
• Wie wären die Auswirkungen auf mich, meine*n Patner*in, meine Kinder in so einer Situation?
• Was kann ich tun, um offen und verantwortungsvoll zu agieren, ohne auf Notlügen oder Verheimlichung angewiesen zu sein?
• Wenn ich mir unsicher bin, wie sich meine Mitarbeiter*innen in dieser Situation fühlen, wie kann ich das ändern?
• Agiere ich so, weil ich von anderen gemocht werden möchte, obwohl ich ahne, dass das nicht die richtige Entscheidung ist?
• Sind mir die Meinungen/Gefühle der anderen wirklich wichtig oder agiere ich so, weil es bequem ist und mir am wenigsten schadet?

Systemisch denken

Komplexität zeichnet sich u.a. durch ihre Nicht-Planbarkeit aus. Auf komplexe Problemstellungen mit linearen Lösungsansätzen zu reagieren, ist zwar eine nachvollziehbare, allerdings nicht besonders erfolgreiche Strategie. Die meisten Probleme basieren oft auf ganz verschiedenen Ursachen, die nicht selten auf die Lösungen früherer Probleme zurückzuführen sind. In komplexen System, wie sie z.B. große Organisationen sind, kann jede Entscheidung zu unerwarteten Nebeneffekten führen, mit jeweils unbeabsichtigten Folgen.

Nehmen wir als Beispiel ein zu hohes Lohnkostenniveau. Eine Strategie, um dieses Problem zu lösen, kann die Kündigung von Mitarbeitern sein. Bleibt zugleich das Produktionsniveau gleich, kann das zu mehr Überstunden und eine gleichzeitig sinkende Mitarbeiterzufriedenheit führen. Wenn daraus resultierend die Leistungsfähigkeit sinkt, müssen schlimmstenfalls Produktionsbereiche ausgelagert oder weitere Zeitarbeiter hinzugezogen werden. Schnell würde sich die eigentliche Sparmaßnahme ins Gegenteil verkehren und für höhere Kosten sorgen, als die ursprüngliche Maßnahme einsparen sollte.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Welches Problem liegt dem Problem zugrunde? Wo kommt das her?
• Ist das nur meine Wahrnehmung? Wie bewerten andere Menschen die Situation?
• Betrachte ich ein Symptom oder eine Ursache?
• Wen sollte ich zu meiner Lösungsidee fragen?
• Gibt es einen Plan B?
• Was würden meine Mitarbeiter*innen dazu sagen?
• Was würde mein*e Partner*in dazu sagen?
• Wenn ich X oder Y wäre, wie würde ich dann vorgehen?
• Wer profitiert von einer Lösung, wer verliert dadurch?
• Was hat der Kunde davon?
• Gewinnen wir dadurch mehr Liquidität?

Starre Pläne vermeiden

In vielen Unternehmen wird viel Zeit, Arbeit und Geld in das Erstellen von Jahresplänen investiert. Damit verbunden ist die Erwartung, ein Unternehmen besser steuern und Abweichungen schneller erkennen zu können. Die Halbwertzeit von Jahresplänen ist in der Praxis relativ kurz, da immer wieder unerwartete Ereignisse auftreten, die schnelle Entscheidungen erfordern und den ursprünglichen Jahresplan schnell ad absurdum führen.

Zugleich wird in den meisten Unternehmen hartnäckig an dieser alten Management-Praxis festgehalten. Gründe dafür können der Wunsch nach Kontrolle, Sicherheit, Macht und das Festhalten an Traditionen sein. Die Gründe für das Scheitern von Plänen werden selten in der Planung selbst gesucht und oft auf die vermeintliche Inkompetenz einzelner Personen oder ganzer Abteilungen geschoben.

Natürlich geht es nicht ganz ohne Planung und längerfristige Ziele. Es gilt dabei immer die richtige Balance zwischen Planung und Anpassungsfähigkeit zu wahren.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dieses Ziel kurz-, mittel- oder langfristig verändert und was heißt das für meine derzeitige Planung?
• Erlauben meine Pläne kurzfristige Anpassungen?
• Welcher Detaillierungsgrad ist ausreichend?
• Was habe ich in der Vergangenheit über fixe Pläne gelernt?
• Was hat im Moment die höchste Priorität? Und woran kann ich jetzt nicht arbeiten?
• Wie viel Performance verlieren wir, wenn wir diese Aufgabe auch noch mit aufnehmen? Und was bedeutet das für alle nachgelagerten Vorhaben?
• Warum sind mir langfristige Pläne so wichtig?
• Verdienen wir durch langfristige Pläne mehr Geld
• Profitieren unsere Kunden von langfristigen Plänen?
• Was passiert, wenn wir unsere langfristigen Pläne nicht einhalten können?

Selbstbewusst sein

Während das Situationsbewusstsein ein gutes Verständnis dessen erfordert, was um Dich herum passiert, ist das Selbstbewusstsein jene Fähigkeit, Deine eigenen Emotionen und Motive zu verstehen. Sich der eigenen Ansichten und (Vor)Urteile bewusst zu sein, hilft Dir dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und Dein Verhalten situativ anzupassen.

Eine Führungskraft, die nach Anerkennung und Zuneigung strebt, wird sich höchstwahrscheinlich sehr schwer damit tun, unbequeme Entscheidungen zu fällen. Wer seinen Job primär des Geldes wegen macht, könnte dazu verleitet seine Entscheidungen zu treffen, die unethisch oder egoistisch sind. Daher ist es so wichtig, dass Du Dich Deiner selbst bewusst bist und Du Deine inneren Antreiber kennst. Das kann eine intensive Auseinandersetzung mit der eigenen Biografie erfordern. Professionelle Coaches können Dich dabei unterstützen.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Wer bin ich?
• Wofür mache ich das alles?
• Was bereitet mir Unbehagen?
• Was treibt mich zu Höchstleistung?
• Was macht mir Freude?
• In welchen Situationen schäme ich mich oder fühle ich mich klein und ungeliebt?
• Wie wurde ich selbst erzogen?
• Welche Werte und Prinzipien sind mir wichtig?
• Was kann ich richtig gut?

Persönliche Integrität

Ohne persönliche Integrität ist es unwahrscheinlich, dass Dir Deine Mitarbeiter*innen dauerhaft ihr Vertrauen, Loyalität und ihre Unterstützung schenken. Integrität bedeutet, dass eine Person grundsätzlich ehrlich ist, ethisch handelt und vertrauenswürdig agiert.

Wichtige Indikatoren für Integrität sind unter anderem:

• Du hältst Deine Versprechen ein
• Du erkennst die Leistung anderer Menschen uneigennützig an
• Du lebst vor, was man von anderen forderst
• Du übernimmst die volle Verantwortung für Deine eigenen Handlungen und Entscheidungen

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Interessiere ich mich aufrichtig für andere Menschen?
• Halte ich mich an Abmachungen?
• Bin ich offen und ehrlich?
• Setze ich mich für andere Menschen ein, auch wenn ich davon keinen persönlichen Vorteil habe?
• Ist es mir wichtig, dass meine Kolleg*innen über sich hinaus wachsen können?
• Versuche ich unliebsame Konkurrenz zu vermeiden?
• Wie gehe ich mit Fehlern um?
• Fällt es mir leicht, anderen Menschen zu vertrauen?

Umsichtig agieren

Spätestens in Krisensituationen zeigt sich, wer wirklich führt. Wenn die äußeren Rahmenbedingungen herausfordern sind, bewährt sich ein kühler Kopf. In kritischen Zeiten suchen die Menschen nach Stabilität und Berechenbarkeit. Nachvollziehbare Verhaltensweisen, feste Routinen und ein verbindliches Miteinander sorgen für Sicherheit und Vertrauen.

Führungskräfte übernehmen eine Vorbildfunktion, deren Verhaltensweisen sich verstärkend auswirken. Sei Dir dieser Verantwortung bewusst. In herausfordernden Situationen, spätestens danach, werden sich die Menschen genau daran erinnern, ob sie Dir vertrauen konnten oder ob Du ihr Vertrauen missbraucht hast. Wahre Führung basiert nicht auf hierarchischer Macht oder in Form von beeindruckenden Titeln – Führung entsteht zwischen den Menschen und basiert in erster Linie auf Vertrauen!

Bei Stress werden Adrenalin und Noradrenalin als Stresshormone freigesetzt. Sie nehmen Einfluss auf Dein psychisches und physisches Befinden. Körperliche Symptome wie erhöhte Atmung / Herzschlag, schwitzige Hände, Zittern etc. senden Dir deutliche Signale. Um nicht in unterbewusste Verhaltensmuster zu verfallen, kannst Du diese Signale als frühe Marker nutzen, um potenzielle problematische Verhaltensweisen proaktiv zu verändern. Entspannungstechniken wie Meditation, Atemübungen oder Yoga, Sport und auch Spaziergänge helfen Dir dabei, Dein allgemeines Stresslevel zu senken. Professionelles Coaching unterstützt Dich dabei, dysfunktionale Verhaltensmuster zu erkennen und nachhaltig zu bearbeiten.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Wann fühle ich mich unsicher?
• Wie verhalte ich mich in besonders stressigen Situationen?
• Welche Handlungsoptionen nutze ich gewöhnlich, um mit Herausforderungen fertig zu werden?
• Was kann ich tun, um in schwierigen Situationen mehr Sicherheit und Vertrauen zu haben?
• Wer ist meine Vertrauensperson, mit der ich mich austauschen kann?
• Was kann schlimmstenfalls passieren?
• Wer gibt mir ein offenes und ehrliches Feedback?

Kontinuierlich lernen

In einer sich permanent verändernden Arbeitswelt ist kontinuierliches Lernen unerlässlich. Gerade weil es keinen definierten Endzustand von Agilität und keine abschließende Definition von richtiger Führung gibt (gab es noch nie!), benötigst Du eine solide Wissensbasis in verschiedenen theoretischen und praktisch Themenfeldern. Je komplexer die Herausforderungen sind, umso größer müssen Deine Handlungsoptionen sein. Erfahrung und Wissen erschließen sich Dir natürlich nicht über Nacht. Umso wichtiger ist es, dass Du in jedem Tag und in jeder Herausforderung eine neue Chance zum Lernen siehst.

Lohnenswerte Themenfelder für Führungskräfte in agilen Kontexten sind Kommunikation, Psychologie, Team- und Organisationsentwicklung, Systemtheorie und Coaching.

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Worin bin ich richtig gut und macht mir niemand etwas vor?
• Bei welchen Themen spüre ich regelmäßig Unsicherheit oder Unbehagen?
• Woher erfahre ich, was ich noch nicht weiß?
• Wie kann ich das Lernen in meinen Alltag integrieren?
• Was inspiriert mich, woher bekomme ich regelmäßig neue Impulse?
• Was interessiert mich, worüber möchte ich noch mehr erfahren?
• Welche Kompetenzen werde ich in Zukunft benötigen?

Analysieren, entscheiden, lernen

Es gibt in der Tierwelt drei verbreitete Verhaltensmuster in Notsituationen: Ein Tier stellt sich tot, es rennt weg oder es kämpft. Auch bei uns Menschen lassen sich solche Muster beobachten. Besonnene Führungskräfte gehören zur dritten Gruppe: Sie handeln.

Doch dazu brauchen sie mentale Stabilität. Sie analysieren eine Situation auf Basis der vorhandenen Fakten und treffen rasch eine Entscheidung. In Krisensituationen gilt ein einfacher Grundsatz: Es ist besser schnell, als gar nicht zu entscheiden. Dazu gehört aber auch, dass Du als Führungskraft in der Lage sein musst, vorherige Entscheidungen auf Basis neuer Erkenntnisse revidieren und anpassen zu können. Selbstvertrauen und Kritikfähigkeit sind dafür essenziell.

In jedem Fall solltest Du Deine Entscheidungen immer transparent und klar kommunizieren. Bei alledem gilt aber auch: Wenn Dir Dein Team nicht vertraut, wird es wahrscheinlich auch Deinen Entscheidungen nicht vertrauen.  (Wenn es Dir zudem schwerfällt, einen Fehler zuzugeben, hat das viel mit Dir und Deinem Umfeld zu tun.)

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Fühle ich mich gerade sicher?
• Habe ich ausreichende Informationen, um eine Entscheidung treffen zu können?
• Kann mir das Team bei der Entscheidungsfindung helfen?
• Welche Möglichkeiten habe ich, um das Team und das betreffende Umfeld in die Entscheidungsfindung einzubeziehen?
• Was gibt mir Halt und Orientierung?
• Was passiert, wenn ich nicht entscheide?
• Was passiert, wenn meine Entscheidung falsch ist?

In Kontakt bleiben

Natürlich kannst Du auch aus der Distanz führen. Wahrscheinlich kommst Du damit dem eigentlichen Kern von Führung sogar deutlich näher.

Wenn Dein Team im Homeoffice arbeitet, sind gemeinsame Routinen besonders wichtig, um in Kontakt zu bleiben und einen regelmäßigen Austausch zu pflegen. Das effektivste Format ist ein tägliches kurzes Statusmeeting (in Scrum heißt das Daily Standup). Dazu schaltet sich das Team zu einer kurzen, sehr fokussierten Runde zusammen, um den aktuellen Stand der Arbeit zu besprechen und den Tag gemeinsam zu planen. Wenn Du z. B. als Scrum Master arbeitest, begleitest Du dieses tägliche Meeting und unterstützt Dein Team dabei, baldmöglichst einen routinierten und eigenständigen Ablauf zu etablieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, den Kontakt eines Teams zu stärken und den regelmäßigen Austausch zu fördern. Als Führungskraft förderst Du die Rahmenbedingungen dafür und unterstützt Dein Team dabei, seine Arbeit selbst zu organisieren. Statt nach Best Practices zu suchen, solltest Du gemeinsam mit Deinen Teams ausprobieren, welche Routinen sinnvoll und welche Kommunikationswege hilfreich sind. Hier gibt es kein One-Size-Fits-All. Ausprobieren und kontinuierlich lernen ist die Devise!

Fragen, die Du Dir stellen kannst:

• Wie kommunizieren wir als Team miteinander?
• Wie offen gehen wir mit kritischen Themen um?
• Suchen wir gemeinsam nach Lösungen?
• Vertraut mir das Team?
• Vertraue ich dem Team?
• Suchen wir untereinander aktiv den Kontakt?

Praxistipps für Online-Meetings

Diese Tipps helfen Dir bei der Vorbereitung und Durchführung von Online-Meetings. Alle Hinweise resultieren aus der praktischen Erfahrungen der vergangenen Jahre.

Meeting hinterfragen

Die wichtigste Frage vor einem Meeting lautet: „Wozu benötigen wir dieses Meeting“. Wenn Ihr darauf keine gute Antwort findet, ist das Meeting nutzlos und sollte nicht stattfinden.

Jedes reguläre Scrum-Meeting lässt sich sachlich begründen. Für ein virtuelles Abteilungsmeeting, dessen Ziel das Reporting von teaminternen Kennzahlen ist, findet sich in einem agilen Umfeld hingegen kein überzeugendes Argument. Garantiert gibt es weitere Beispiele*, die Ihr kritisch beleuchten könnt.

Fragen, die Ihr Euch vor einem Meeting stellen solltet:

• Welche Probleme werden durch das Meeting gelöst?
• Wer hat diese Probleme?
• Verbessert dieses Meeting unsere Wertschöpfung?
• Profitieren unsere Kunden davon?
• Verdienen wir damit Geld?

* Eine Ausnahme sind z. B. Zusammenkünfte, die den sozialen Austausch fördern und damit auch dem Zusammenhalt eines Teams dienen.

Meetings kurz halten

Nach spätestens 90 Minuten ist bei Online-Meetings in aller Regel die Luft raus. Plant daher zwischendurch immer wieder Pausen ein (optimal alle 60 Minuten, spätestens nach 90 Minuten) und unterteilt lange Sessions von vornherein in mehrere kürzere Blöcke. Zwischendrin könnt Ihr immer wieder kurze Übungen oder Zwischensequenzen einbauen, die alle Teilnehmer*innen aktiv einbeziehen.

Meetings moderieren

Online-Meetings fordern von allen Teilnehmer*innen eine hohe Konzentration, da viele Eindrücke aus der analogen Welt fehlen. Das erschwert die Kommunikation. Daher solltet Ihr jedes Meeting im virtuellen Raum moderieren. Ist kein*e dedizierte*r Moderator*in verfügbar, kann diese Rolle auch von Teammitgliedern übernommen werden. Wichtig ist aber, dass Ihr Euch vorher über die Aufgaben und Befugnisse der Moderationsrolle einig seid.

Als Moderator*in solltest Du darauf achten, dass alle Teilnehmer*innen aktiv am Meeting teilnehmen können und lange Monologe eingrenzen sowie respektloses Verhalten aktiv unterbinden. Eine namentliche Ansprache der Teilnehmer*innen ist sinnvoll, da die Tendenz zur Zurückhaltung remote deutlich ausgeprägter sein kann. Wenn Du Fragen formulierst, sprich einzelne Teilnehmer*innen direkt an, da offene Fragen tendenziell zu längeren Pausen führen oder – wie im realen Leben – eher die ohnehin aktiven Teilnehmer*innen zum voreiligen Antworten ermuntern.

Meeting-Regeln vereinbaren

Einigt Euch im Team auf verbindliche Meeting Regeln für Eure Remote Sessions. Notiert diese Regeln an zentraler Stelle (z. B. in Form eines Wikis oder Blogeintrags), worauf alle Zugriff haben.

Beispiel:

1. Wir sind fünf Minuten vor Beginn da, um unsere Technik zu testen und pünktlich zu starten
2. Wir nehmen an Meetings nur mit aktivierter Kamera teil
3. Während wir nicht sprechen, deaktivieren wir unser Mikrofon
4. Wortmeldungen kündigen wir per Button (im Programm) oder per Handzeichen an
5. Wenn jemand das Meeting kurz verlassen muss, wird im Chat eine Nachricht hinterlassen (Abmeldung/Rückkehr)
6. Wir lassen alle aussprechen und akzeptieren auch gegensätzliche Meinungen
7. Wir respektieren die Entscheidung der Moderation
8. Wir geben uns am Ende ein kurzes Feedback

Tipp: Eine einfache und zugleich effektive Unterstützung in Video-Meetings sind ausgedruckte Blätter mit kurzen Hinweistexten und eingängigen Symbolen, die schnell in die Kamera gehalten werden können. Z. B. „Du bist gemuted“ oder „Ich kann nichts hören“

Umgang mit kritischen Themen

Besprecht offen, wie Ihr mit sensiblen Themen umgehen wollt. Das können Probleme, Meinungsverschiedenheiten oder aber der Umgang mit personenbezogenen Daten sein. Wollt Ihr z. B. eine Teams-Session aufnehmen, müssen unbedingt alle Teammitglieder informiert und einverstanden sein. Andernfalls riskiert Ihr einen Vertrauensbruch, der Eure weitere Zusammenarbeit beschädigen kann. Ebenfalls könnt Ihr Euch überlegen, wie Ihr im Streitfall vorgeht und welche Möglichkeiten es für „persönliche“ Aussprachen gibt (z. B. separate Chaträume oder Einzelgespräche via Telefon).

Ton- und Videoqualität

Eine schlechte Tonqualität gehört neben Verbindungsabbrüchen und ruckelnden Videostreams zu den häufigsten und nervigsten Problemen bei Remote-Meetings. Mit guter Vorbereitung könnt Ihr entsprechende Routinen schaffen, wie im Fall eines Verbindungsabbruches oder bei anderen technischer Probleme vorgegangen wird (siehe Meeting-Regeln).

Die Akustik und die Qualität des Bildes haben einen großen Anteil an einer erfolgreichen Online-Session. Am besten berücksichtigt Ihr das auch bei der Wahl des Ortes, von dem aus Ihr an der Online-Session teilnehmt. Natürlich haben alle Verständnis, wenn Ihr gerade niemanden habt, der/die auf Eure Kinder aufpasst und diese im Hintergrund spielen. Dann ist es umso wichtiger, dass Euer Mikrofon lautlos ist, wenn Ihr nicht sprecht.

Je nach verwendeter Webcam kann es notwendig sein, für eine gute Ausleuchtung zu sorgen. Sitzt Ihr mit dem Rücken zu einem Fenster, durch das die Sonne hereinscheint, seid Ihr wahrscheinlich nur schemenhaft zu sehen. Ist das Umgebungslicht hingegen zu dunkel, kann das Videosignal stark rauschen. Nutzt in beiden Fällen eine indirekte Lichtquelle (z. B. eine Schreibtischlampe), die Euer Gesicht gut ausleuchtet.

Augenhöhe wahren

Wenn Ihr die Situation habt, dass ein Teil der Teammitglieder kolokalisiert arbeitt und andere Remote, sollten sich auch die kolokalisierten Teammitglieder jeweils an der Remote-Session beteiligen. Der Grund ist einfach: Ihr bleibt auf Augenhöhe und vermeidet eine Zwei-Klassen-Atmosphäre im Team. Die bilaterale, nonverbale Kommunikation der kolokalisierten Teammitglieder bleibt den Remote-Teilnehmer*innen nämlich weitestgehend verborgen und das birgt die Gefahr, dass diese sich von der informellen Kommunikation abgeschnitten oder sogar ausgegrenzt fühlen.

Gäste vorbereiten

Bereitet externe Teilnehmer*innen auf Eure internen Abläufe, Regeln und Besonderheiten vor. Am besten pflegt Ihr diese Informationen in einem zentralen Dokument, das Ihr Euren Gästen jeweils im Vorfeld zur Verfügung stellt. Während einer Session bleibt meist keine Zeit, um grundsätzliche Abläufe zu erklären. Das wäre auch ziemlich ineffizient und mit der Zeit sehr störend.

Erreichbarkeit sicherstellen

Ähnlich wie im normalen Büroalltag profitiert auch ein Remote Team von direkter Zusammenarbeit. Deshalb ist es sinnvoll, eine einheitliche Regelung darüber zu verabschieden, wie die gegenseitige Online-Verfügbarkeit aussieht.

In der Praxis handhaben das die meisten Teams sehr individuell. Viele Teams haben gute Erfahrung mit permanenter Verbindung oder fest eingeplanten Offline-Zeiten gemacht. Manche Teams rotieren, in dem sie abwechselnd 1 h online und eine offline sind – auf diese Weise wechseln sich kollaborative Einheiten mit ruhigen Fokuszeiten über den Tag verteilt ab.

Zeitzonen berücksichtigen

Wenn sich Eure Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, schränkt das Euer verfügbares Zeitfenster für eine gemeinsame Session ein. Klärt daher regelmäßig Eure örtlichen Lokalisation ab. (Sitzt z. B. ein Teammitglied in Hongkong, eins in New York und eins in Hamburg, bleibt Euch ein gemeinsames tägliches Zeitfenster von max. zwei Stunden.)

Chats und Messenger nutzen

Nutzt für Eure asynchrone und bilaterale Kommunikation Chat-Tools wie Slack, Discord oder die eingebauten Messenger in Teams oder Zoom. Private Themen sind in separaten Channels besser aufgehoben. Manche Messenger erlauben die Einrichtung solcher separaten Channels, die wie virtuelle Gesprächsräume funktionieren. Diese Channels könnt Ihr z. B. nach den örtlichen Begebenheiten eines physischen Büros in z. B. Empfang, Lounge, Büro oder Meetingroom benennen. Das dient der zielgerichteten Kanalisation von Gesprächsthemen und bewahrt Euch vor einem Information Overload.

Und auch ansonsten solltet Ihr Euch überlegen, welche Informationen Ihr dem gesamten Team zur Verfügung stellt, da jede neue Nachricht für Ablenkung sorgen kann. Eine sog. Silent Hour, zu der alle Messenger und Benachrichtigungen abgeschaltet werden, kann für die Fokusarbeit Eures Teams sehr hilfreich sein.

Tools für die virtuelle Teamarbeit

Agile Grundlagen

Grundlagen

• Agiles Manifest (englisch)
• Der Scrum Guide (mehrsprachig)
• Kanban Guide für Scrum Teams (mehrsprachig)
• The Flow Guide (mehrsprachig)
• The 12 basic principles of agile project management (englisch)
• The Scrum Tutorial (englisch)
• Video: Agile Productownership in a nutshell (deutsch)
• Video: The art of doing twice as much in half the time (englisch)
• Video: Introduction to Scrum (englisch)

Wissenswertes für Scrum Master und Agile Coaches

• 3 Simple Steps to Make Distributed Teams Work (englisch)
• 8 Workhacks für verteilte Teams (englisch)
• Scrum in a Remote Environment (englisch)
• Teambuilding Tipps für Remote-Teams (deutsch)
• Die besten Tools für die Remote-Retrospektive (deutsch)
• Gutes Streiten über virtuelle Kanäle (deutsch)
• Umgang mit Ängsten (deutsch)
• Achtsamkeit und Resilienz (englisch)
• Retromat (deutsch / englisch)
• Liberating Structures (deutsch / englisch)
• Toolkit für Lernende Organisationen (deutsch)
• Remote Team Facilitation (englisch)
• Shu-Ha-Ri – Lernen in drei Stufen (deutsch)
• Die fünf Scrum Werte ganz praktisch (deutsch)
• Wie man ein neues Scrum Team entwickelt (englisch)
• Zusammenarbeit in verteilten Teams (deutsch)
• Verteilte Teams, warum Technik nicht alles ist (deutsch)
• Remote Retrospektiven – Toops, Tipps und Tricks (deutsch)
• Team Playbook (englisch)
• Remote Icebreaker (deutsch)
• Open Practice Library (englisch)

Agile Toolbox

Die Agile Toolbox ist eine umfassende, kuratierte Linksammlung zu Artikeln, Podcasts, Videos und praktischen Tipps rund um agile Organisationsmethoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking und mehr.

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Informationen für Product Owner

• How to be a (Remote) Rock Star Product Owner (englisch)
• Agile with a Remote Product Owner (englisch)
• Sprint Planning Playbook (englisch)
• Working With a Wemote Product Owner (englisch)
• 8 Möglichkeiten für die effektive Backlogpflege (englisch)
• User Story Mapping (deutsch)
• Backlog, User Story und Co. (deutsch)
• Zielorientierte agile Produktplanung (deutsch)
• Was ist eigentlich ein Chief Product Owner (englisch)
• Das Projekt-Paradox (englisch)
• Tipps zum Schreiben einer guten User Story (deutsch)

Informationen für Entwicklungsteams

• Daily Meetings with Remote Teams (englisch)
• Remote Agile (englisch)
• Improve Collaboration in Remote Scrum Teams (englisch)
• Agile Software Process with Offshore Development (englisch)
• Remote Mob Programming (englisch)

Informationen zu Kanban

• Was ist Kanban (englisch)
• Kanban für Einsteiger (englisch)
• Workflow Efficiency (englisch)
• Evolutionäre Verbesserung mit Kanban (deutsch)
• Kanban Spiele (englisch)
• The Engine of a Kanban Team (englisch)